Privacyverklaring

Ploetercompetitie wordt beheerd door Cloud Pioneer B.V., gevestigd te Velp (hierna: “wij”). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt. Aangesloten clubs beheren binnen het platform de gegevens van hun eigen leden en deelnemers.

Contact over privacy: info@ploetercompetitie.nl.

We verwerken zo min mogelijk gegevens. Concreet:

• Deelnemers/leden: voor- en achternaam en een hash van je e-mailadres (een afgeleide code, niet het leesbare adres). Je e-mailadres zelf slaan we niet op; we gebruiken het alleen om je de bevestigingsmail van je inschrijving te sturen. Tot je die inschrijving bevestigt, staan je naam en de hash alleen bij de openstaande inschrijving; pas na je bevestiging bij je gegevens als deelnemer. Daarnaast inschrijvingen, startnummers, betaal-/aanwezigheidsstatus, wedstrijdrondes, uitslagen en punten.
• Commissie-/beheerdersaccounts: e-mailadres en je wachtwoord, alleen als hash (bcrypt) en nooit leesbaar. Met tweestapsverificatie (voor club- en platformbeheer) daarnaast: de geheime sleutel van je authenticator-app (versleuteld opgeslagen), wanneer je hem instelde, de laatst gebruikte tijdstap (zodat een code geen tweede keer werkt) en je herstelcodes, alleen als hash. Deze gegevens horen bij je account en worden gewist als je tweestapsverificatie uitzet of als de platformbeheerder hem op jouw verzoek uitzet (bijvoorbeeld als je telefoon én herstelcodes kwijt zijn). Je naam en e-mailadres zijn zichtbaar voor de andere beheerders van de club(s) waar je beheerder bent. Haalt een beheerder je weg bij een club en ben je nergens anders beheerder (en geen platformbeheerder), dan anonimiseren we je account: je naam, e-mailadres, wachtwoord (als hash) en tweestapsverificatiegegevens worden gewist en je kunt er niet meer mee inloggen. Alleen een interne code van het account blijft bestaan, zodat het auditlogboek klopt; zonder de gewiste gegevens is die code niet naar jou te herleiden.
• Uitnodigingen voor beheerders: een beheerder van een club kan iemand uitnodigen om beheerder te worden. Daarvoor bewaren we het e-mailadres en eventueel de naam die de beheerder invult, wie uitnodigde en wanneer, en een gehashte code voor de link in de uitnodigingsmail (7 dagen geldig, werkt één keer). Wie de uitnodiging accepteert, kiest zelf naam en wachtwoord (of bevestigt met een bestaand account). Komt er een beheerder bij, dan krijgen de andere beheerders van die club een mail met de naam en het e-mailadres van de nieuwe beheerder. Wordt een beheerder verwijderd, dan krijgen hij en de andere beheerders van die club een mail met zijn naam en e-mailadres en wie hem verwijderde; vertrekt hij zelf, dan alleen de andere beheerders.
• Draaiboekherinneringen: als commissie-/ beheerdersaccount kun je per club aangeven of je herinneringsmails over openstaande draaiboektaken wilt ontvangen. Standaard staan herinneringen aan; zet je ze uit, dan bewaren we dát (per club). Ook bewaren we een verzendregister van eerder verstuurde herinneringen (dag, soort herinnering, aantal taken, en of de mail is gelukt met een korte foutcode bij een mislukte poging) — nooit de inhoud van de mail zelf, en nooit gegevens van deelnemers/leden.
• Live volgen: een club kan live volgen aanzetten (standaard staat het uit). Dan zijn tijdens een manche de namen, startnummers, het aantal gereden ronden en de voorlopige volgorde van de deelnemers in die klasse zichtbaar voor iedereen die de livepagina van de club opent, zonder in te loggen. Die volgorde is voorlopig en kan nog wijzigen. Is de manche afgesloten, dan toont de livepagina geen volgorde meer: de uitslag komt pas openbaar nadat de club hem heeft goedgekeurd. Namen, startnummers en uitslagen zijn dan al openbaar bij het evenement; er komen geen andere gegevens bij (geen e-mailadres of andere persoonsgegevens). De club kan live volgen op elk moment uitzetten. Wie de livepagina opent, krijgt daar geen cookie en er wordt niets op zijn apparaat bewaard; het IP-adres wordt alleen kortstondig in het geheugen van de server gebruikt om overbelasting tegen te gaan.
• Technische gegevens: we leggen bij beheershandelingen en beveiligingsgebeurtenissen (inloggen, mislukte inlogpogingen, uitloggen, wachtwoordherstel en tweestapsverificatie: instellen, codes en mislukte codes) een beperkt logboek aan met o.a. het account dat de handeling uitvoerde, het IP-adres en het tijdstip. Bij inlogpogingen, wachtwoordherstel en het anonimiseren van een account bewaren we het e-mailadres alleen als hash (HMAC met een geheime sleutel), niet als leesbaar adres. Voor het tegengaan van misbruik (bijv. te veel inlogpogingen) verwerken we tijdelijk het IP-adres.
• Cookies en lokale opslag: alleen functionele cookies en, op tijdwaarneemapparaten, tijdelijke lokale opslag van nog niet verstuurde tikken (zie hieronder).

• Het leveren van de dienst: inschrijven, secretariaat, wedstrijdvoering, uitslagen en de seizoensstand. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst/dienst en het gerechtvaardigd belang van de club om haar wedstrijden te organiseren.
• Bevestiging van elke inschrijving via een link in een e-mail. Grondslag: gerechtvaardigd belang (betrouwbare inschrijvingen) en jouw handeling om je in te schrijven.
• Beveiliging, misbruikpreventie en een audit-logboek. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.
• Live volgen van een wedstrijd, alleen als de club dat aanzet: deelnemers, familie en publiek kunnen een manche volgen zoals hierboven beschreven. Grondslag: gerechtvaardigd belang van de club bij het organiseren en openbaar maken van haar wedstrijden. Je kunt hiertegen bezwaar maken bij je club of via info@ploetercompetitie.nl (zie Jouw rechten).
• Beheerders uitnodigen en de andere beheerders laten weten dat er een beheerder bij is gekomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang van de club bij het beheer en de beveiliging van haar beheeromgeving.
• Herinneringen aan commissie-/beheerdersaccounts over openstaande draaiboektaken (bijv. een vergunning of EHBO die nog aangevraagd moet worden). Grondslag: gerechtvaardigd belang van de club bij een goed voorbereid evenement. Je kunt hiertegen bezwaar maken door je per club af te melden via Instellingen.

Ploetercompetitie gebruikt geen tracking, geen analytics en geen cookies van derden. We plaatsen alleen strikt noodzakelijke cookies, en alleen als je inlogt in het beheerportaal (club- of platformbeheer) of rechtstreeks een technisch inlogadres onder /api/auth/… opent — een anoniem bezoek aan de landing, een clubpagina of een evenementpagina zet geen enkel cookie. Voor dit soort cookies is volgens de wet geen toestemming vereist (art. 11.7a lid 3 onder b Telecommunicatiewet: opslag die strikt noodzakelijk is voor een dienst waar je zelf om vraagt), en daarom tonen we geen toestemmingsbanner.

De inlogcookie is zo ingericht dat hij voor alle adressen onder ploetercompetitie.nl wordt meegestuurd, maar hij is alleen bruikbaar voor het portaal waar je bent ingelogd (je eigen club, of platformbeheer): een commissielid van de ene club kan met zijn cookie niet bij een andere club of bij platformbeheer inloggen.

Lokale opslag op tijdwaarneemapparaten: valt tijdens een wedstrijd de verbinding weg, dan bewaart de tijdwaarneming de nog niet verstuurde tikken (welke rijder, welk tijdstip) in de lokale opslag (localStorage) van de browser op dat apparaat, en verstuurt ze zodra de verbinding terug is. Daarna worden ze daar weer verwijderd. In dezelfde wachtrij staan ook annuleringen van al verstuurde tikken (tot de server ze heeft verwerkt) en tikken die de server niet meer heeft verwerkt omdat de manche al gesloten was. Die laatste blijven op het apparaat staan tot de manche heropend wordt (dan worden ze alsnog verstuurd) of tot de tijdwaarnemer ze weggooit. Er staat per tik alleen een rijder-id, het tijdstip, een willekeurige tik-code en eventueel een foutmelding in; geen namen. Deze gegevens gaan nergens anders heen dan naar onze server.

Onze e-mails (bevestiging van een inschrijving, wachtwoordherstel, uitnodigingen en meldingen voor beheerders) bevatten geen trackingpixels en geen open- of kliktracking.

Zouden we in de toekomst niet-noodzakelijke cookies willen gebruiken, dan vragen we daarvoor eerst je toestemming.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. We hanteren de volgende uitgangspunten:

• Leden- en accountgegevens: zolang de club/het account actief is, of tot je verwijdering vraagt.
• Geanonimiseerd account: een beheerder die is verwijderd en nergens anders beheerder is, heeft geen persoonsgegevens meer; alleen een interne code blijft bestaan, zodat het auditlogboek (6 maanden) klopt.
• Wedstrijd- en puntendata: als onderdeel van de competitie- administratie, bewaard voor de lopende en afgelopen seizoenen.
• Bevestigingslinks bij inschrijving: 48 uur geldig. Bevestig je niet, dan wordt je openstaande inschrijving (naam en de hash van je e-mailadres) verwijderd zodra die 48 uur voorbij zijn, uiterlijk bij de dagelijkse opruimronde daarna. Een gebruikte link wordt 7 dagen na gebruik verwijderd.
• Wachtwoordherstel-links: 1 uur geldig, daarna automatisch ongeldig; ze worden 7 dagen na verloop of gebruik verwijderd.
• Audit-logboek met IP-adres (ook inloggen, uitloggen en wachtwoordherstel, met het e-mailadres alleen als hash): 6 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• IP-adres voor misbruikpreventie: tijdelijk, tot het tijdvenster verloopt (maximaal een uur); de tellers worden daarna binnen 2 dagen verwijderd.
• Aantal bevestigingsmails per e-mailadres (tegen misbruik van het inschrijfformulier): een teller met het adres alleen als hash (HMAC met een geheime sleutel), 24 uur; daarna binnen 2 dagen verwijderd.
• De live-stand van een wedstrijd wordt niet opgeslagen: hij wordt uit de wedstrijdgegevens opgebouwd en hooguit enkele seconden in het geheugen van de server bewaard.
• Uitnodigingen voor beheerders (e-mailadres en eventueel naam van de uitgenodigde): de link is 7 dagen geldig; de uitnodiging wordt 30 dagen na het accepteren, intrekken of verlopen automatisch verwijderd.
• Verzendregister van draaiboekherinneringen: 90 dagen na verzending, daarna automatisch verwijderd. Je keuze om herinneringen wel of niet te ontvangen blijft staan zolang je account bij de club bestaat (of tot je 'm zelf weer wijzigt).

We verkopen je gegevens niet. We schakelen wel dienstverleners (verwerkers) in die namens ons gegevens verwerken:

• Hosting/infrastructuur: Cloud Pioneer Private Hosting.
• E-mailverzending: een private e-mailprovider.

Gegevens worden verwerkt binnen de EER, tenzij anders vermeld. Waar nodig sluiten we verwerkersovereenkomsten.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: strikte scheiding van gegevens per club (row-level security), versleuteling van gevoelige instellingen, gehashte wachtwoorden, minimale opslag van persoonsgegevens en beveiligingsheaders. Toch is geen enkel systeem 100% veilig; meld een vermoeden van een lek via info@ploetercompetitie.nl.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van je gegevens, het recht van bezwaar en het recht op dataportabiliteit. Dien een verzoek in bij je club of via info@ploetercompetitie.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je club kan zo'n verzoek zelf uitvoeren. Voor inzage en dataportabiliteit exporteert de club al je gegevens als bestand: je lid-gegevens, inschrijvingen, uitslagen, rondes en punten. Bij verwijdering vervallen je inschrijvingen voor komende evenementen. Heb je al gereden of punten gekregen, dan anonimiseert de club je gegevens: je naam wordt “Verwijderd lid” met een volgnummer, en de hash van je e-mailadres en de notitie bij je lid-gegevens worden verwijderd; de uitslagen en punten blijven zonder je naam in de stand. Zonder uitslagen of punten verwijdert de club je lid-gegevens helemaal.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.