Privacyverklaring

Ploetercompetitie wordt beheerd door Cloud Pioneer B.V., gevestigd te Velp (hierna: “wij”). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt. Aangesloten clubs beheren binnen het platform de gegevens van hun eigen leden en deelnemers.

Contact over privacy: info@ploetercompetitie.nl.

We verwerken zo min mogelijk gegevens. Concreet:

• Deelnemers/leden: voor- en achternaam, en — na e-mailverificatie — een onomkeerbare versleutelde weergave (hash) van je e-mailadres. Je e-mailadres zelf slaan we niet op; we gebruiken het alleen eenmalig om je een bevestigingsmail te sturen. Daarnaast inschrijvingen, startnummers, betaal-/aanwezigheidsstatus, wedstrijdrondes, uitslagen en punten.
• Commissie-/beheerdersaccounts: e-mailadres en een versleuteld (gehasht) wachtwoord.
• Technische gegevens: we leggen bij beheershandelingen en beveiligingsgebeurtenissen een beperkt logboek aan met o.a. het IP-adres en het tijdstip. Voor het tegengaan van misbruik (bijv. te veel inlogpogingen) verwerken we tijdelijk het IP-adres.
• Cookies: alleen functionele cookies (zie hieronder).

• Het leveren van de dienst: inschrijven, secretariaat, wedstrijdvoering, uitslagen en de seizoensstand. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst/dienst en het gerechtvaardigd belang van de club om haar wedstrijden te organiseren.
• E-mailverificatie bij inschrijving. Grondslag: gerechtvaardigd belang (betrouwbare inschrijvingen) en jouw handeling om je in te schrijven.
• Beveiliging, misbruikpreventie en een audit-logboek. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.

We gebruiken uitsluitend functionele (strikt noodzakelijke) cookies die nodig zijn om in te loggen en de sessie veilig te houden. Hiervoor is volgens de wet geen toestemming vereist en tonen we geen cookiebanner. We gebruiken geen analytische, tracking- of advertentiecookies.

• Inlog-/sessiecookie — houdt je ingelogd binnen het beheerportaal. Vervalt uiterlijk na circa 8 uur en bij uitloggen.
• Beveiligingscookie (CSRF) — beschermt formulieren tegen misbruik tijdens het inloggen.

Zouden we in de toekomst niet-noodzakelijke cookies willen gebruiken, dan vragen we daarvoor eerst je toestemming.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. We hanteren de volgende uitgangspunten:

• Leden- en accountgegevens: zolang de club/het account actief is, of tot je verwijdering vraagt.
• Wedstrijd- en puntendata: als onderdeel van de competitie- administratie, bewaard voor de lopende en afgelopen seizoenen.
• Verificatie- en wachtwoordherstel-links: enkele uren (verificatie 24 uur, herstel 1 uur), daarna automatisch ongeldig.
• Audit-logboek met IP-adres: 6 maanden.
• IP-adres voor misbruikpreventie: tijdelijk, tot het tijdvenster verloopt (maximaal enkele uren).

We verkopen je gegevens niet. We schakelen wel dienstverleners (verwerkers) in die namens ons gegevens verwerken:

• Hosting/infrastructuur: Cloud Pioneer Private Hosting.
• E-mailverzending: een private e-mailprovider.

Gegevens worden verwerkt binnen de EER, tenzij anders vermeld. Waar nodig sluiten we verwerkersovereenkomsten.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: strikte scheiding van gegevens per club (row-level security), versleuteling van gevoelige instellingen, gehashte wachtwoorden, minimale opslag van persoonsgegevens en beveiligingsheaders. Toch is geen enkel systeem 100% veilig; meld een vermoeden van een lek via info@ploetercompetitie.nl.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van je gegevens, het recht van bezwaar en het recht op dataportabiliteit. Dien een verzoek in via info@ploetercompetitie.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.